ניהול תיעוד - מה זה? 

 

  ניהול תיעוד (ניהול מסמכים וידע) הינו תחום הכולל שני מרכיבים עיקריים:

1.      קיום ויישום של תהליכי עבודה בתחום ניהול התיעוד.

2.      מערכת ניהול מסמכים וידע – לשמירת מסמכי הפרויקט הנבחרים לשימוש שוטף וארכיוני ולשימוש לניהול ידע הפרויקט (רשימות מבנים, תהליך תכנון, סטטוס היתרים, מעקבים חוזיים, שינויים ותביעות ועוד). ניהול תיעוד נכון משפיע באופן ישיר על ההצלחה של ניהול פרויקטים, בעיקר בהקשר הפיננסי של הפרויקט ובין היתר "בשורה התחתונה".

 

מדוע לנהל את המסמכים שלנו במערכת?

מה רע בקבצי אקסל לניהול ידע?

 

ניהול סיכונים

הבטחת קיום המסמכים גם במקרה של כוח עליון כמו שריפה, שיטפון או נזק העלול להיגרם  למסמכים בשוגג או במזיד.  

ניהול מעקב אחר דרישות חוזיות באמצעות קישור של מסמכים וידע וניהולם במקום אחד (לעומת מצב בו המסמכים שמורים בתיקיות במקום אחד, והידע מנוהל בקובץ אקסל במקום אחר). ניהול זה מסייע בניהול החוזה ווידוא שהפרויקט עומד בלוחות זמנים שהוגדרו – למענה, לתשלום, לאישור ספק ועוד.

 

משמעויות כספיות

העדרו של מסמך חתום כדין עלול לגרום לנזק כלכלי משמעותי בדיון משפטי ולגרום להוצאות מיותרות. לחילופין, ניהול נכון ויעיל יביא להגדלת הרווח הכלכלי מהפרויקט.

כמו כן, כיום, בעת תקשורת מיילים ענפה, יש חשיבות גדולה לתעד ("capture") גם מיילים בעלי משמעויות תפעוליות, משפטיות ומסחריות.

 

מזעור הוצאות

קיומם של תהליכים המסדירים ומייעלים את התנהלות הפרויקט (לדוגמה נוהל ניהול מסמכים וידע, נוהל בקרת התכנון), מביאים למזעור ההוצאות הכספיות.

 

זמינות

קבועה ומידית של המסמכים ויכולת לאתר כל מסמך במערכת ועל פי כללים שנקבעו מראש (כגון: קוד מסמך, סוג מסמך: הצעת מחיר, התקשרות חוזית, דוח בקרה, ניהול איכות עוד). הזמינות קיימת לכל אורך חיי הפרויקט ולאחריו. כך נחסך זמן חיפוש יקר אחרי מסמכים שונים שעשויים לתרום משמעותית להצלחת הפרויקט.

תרומה זאת הנה בעלת משמעות מיוחדת בתום הפרויקט. בשלב זה, בו יש לנהל את נושא השינויים והתביעות, צוות הפרויקט התפזר ואינו בהכרח זמין למענה אחר שאלות ולחיפוש אחר מסמכים. המצאות מערכת מנוהלת מאפשר לרכז את המסמכים והידע במקום אחד, עדכני ומעודכן, ונגיש בקלות.

 

דיווח ומעקב

קיום מערכת ניהול מסמכים מעודכנת מאפשר להנהלת הפרויקט לקבל דיווח עדכני על מצב התקדמות תהליכי תכנון הפרויקט וביצועו.

כמו כן, המערכת מאפשרת לבצע מעקב אחר אישורים שונים, אחר הגשות המבוצעות, אחר דרישות חוזיות – וזאת כולל שליחת התראות יעודיות לאחרים הרלוונטיים. בביצוע פרויקטים, יכולות ניהול מסמכים והתנהלות נכונה ומתוכננת של ניהול התיעוד, מאפשרות חסכון רב במשאבי הארגון.

 

ניהול פרטני של המסמכים והקפדה על קיומם של כל המסמכים יחסכו כסף ועיסוק בתביעות משפטיות.

קיומו של מערך ניהול תיעוד יעיל, מאפשר להביא למקסימום את הצלחת הארגון בהתנהלותו המסחרית.

בינה נט תקשורת ומחשבים
הפריון 4 אזור תעשייה צפוני  אשדוד
נייד: 050-349-777-5 פקס:153-50-349-777-5
דוא"ל:binaa.net@gmail.com

בזלת יעוץ בע"מ               ת.ד. 967, כרכור 3710901               טלפון: 054-4250789                דואל: nitsan@bazelet.com​

בזלת יעוץ בע"מ

ת.ד. 967, כרכור 3710901

טלפון: 054-4250789

דואל: nitsan@bazelet.com​