​054-4250789                 


בזלת יעוץ בע"מ  Bazelet Consulting Ltd


בזלת יעוץ בע"מ               ת.ד. 967, כרכור 3710901               טלפון: 054-4250789                דואל: nitsan@bazelet.com

ניהול תיעוד - מה זה? 

  
ניהול תיעוד (ניהול מסמכים) הינו תחום הכולל שני מרכיבים עיקריים:

1.      קיום ויישום של תהליכי עבודה בתחום ניהול התיעוד.
2.      מערכת ניהול מסמכים וידע – לשמירת מסמכי הפרויקט הנבחרים לשימוש שוטף וארכיוני וכן לשם ניהול ידע הפרויקט (רשימות מבנים, תהליך תכנון, סטטוס היתרים ועוד).
 
ניהול תיעוד נכון משפיע באופן ישיר על ההצלחה של ניהול פרויקטים, בעיקר בהקשר הפיננסי של הפרויקט ובין היתר "בשורה התחתונה".

ניהול סיכונים - הבטחת קיום המסמכים גם במקרה של כוח עליון כמו שריפה, שיטפון או נזק העלול להיגרם  למסמכים בשוגג או במזיד.  

משמעויות כספיות – העדרו של מסמך חתום כדין עלול לגרום לנזק כלכלי משמעותי בדיון משפטי ולגרום להוצאות מיותרות. לחילופין, ניהול נכון ויעיל יביא להגדלת הרווח הכלכלי מהפרויקט.

מזעור הוצאות - קיומם של תהליכים המסדירים ומייעלים את התנהלות הפרויקט (לדוגמה נוהל בקרת התכנון), מביאים למזעור ההוצאות הכספיות.

ניצול משאבים – יישום הליכי התכנון כפועל יוצא של שימוש נכון במערכת ניהול המסמכים, מאפשר תכנון מראש וייעול של משאבי הארגון תוך בקרה שאישור התכנון והשינויים הנדרשים אכן נעשים על פי הדרישות ובלוח הזמנים הנדרש.

זמינות קבועה ומידית של המסמכים ויכולת לאתר כל מסמך במערכת ועל פי כללים שנקבעו מראש (כגון: קוד מסמך, סוג מסמך: הצעת מחיר, התקשרות חוזית, דוח בקרה, ניהול איכות עוד). הזמינות קיימת לכל אורך חיי הפרויקט ולאחריו. כך נחסך זמן חיפוש יקר אחרי מסמכים שונים שעשויים לתרום משמעותית להצלחת הפרויקט.

דיווח ומעקב – קיום מערכת ניהול מסמכים מעודכנת מאפשר להנהלת הפרויקט לקבל דיווח עדכני על מצב התקדמות תהליכי תכנון הפרויקט וביצועו.
 
בביצוע פרויקטים, יכולות ניהול מסמכים והתנהלות נכונה ומתוכננת של ניהול התיעוד, מאפשרות חסכון רב במשאבי הארגון.

ניהול פרטני של המסמכים והקפדה על קיומם של כל המסמכים יחסכו כסף ועיסוק בתביעות משפטיות.

קיומו של מערך ניהול תיעוד יעיל, מאפשר להביא למקסימום את הצלחת הארגון בהתנהלותו המסחרית.