ניהול מסמכים וידע בפרויקטים וחברות

כמות המסמכים, המידע והידע שמצטבר במהלך חיי פרויקט הינו עצום. עקב המעבר להתכתבות אלקטרונית (בעיקר דוא"ל), מצטברות כמויות גדולות של מסמכים. 

 

כמו כן, עקב היקף הפרויקטים ומורכבותם, יש צורך לנהל מספר רב של מעקבים על מנת לוודא עמידה בתנאי חוזה: מעקב אחר הגשות ואישורן, מעקב אחר עמידה באבני דרך, מעקב אחר אישור ספקים וכו'.

 

על מנת לאפשר עבודה נוחה ומהירה, ללא הפרדה בין המסמכים לבין הידע (שבאופן כללי מנוהל בגליונות אקסל), מומלץ לנהל את הפרויקט – המסמכים והידע במערכת ייעודית המתאימה לאופי הפרויקט.​

בדיקת הדרישות בתחום ניהול המסמכים

שלב בדיקת הדרישות והצרכים מהותי ביישום מערך ניהול תיעוד איכותי. שלב זה כולל בין היתר:

  • מיפוי הדרישות הארגוניות והחוזיות – פירוט המסמכים בהם
  • יש לטפל (מסמכים משפטיים, מסמכים הנדסיים, מסמכים מסחריים וכו'), כמות, אופן ההגשה הנדרש וניתוח הערכת עלויות
  • ביצוע בדיקה של תהליכי העבודה הקיימים בארגון / בפרויקט וניתוח השפעת מרכיבים אלו על מהלך העבודה השוטפת
  • ניתוח צרכים בתחום מערכת ניהול התיעוד בהתחשב בצרכים הניהוליים ובאופי הארגון או הפרויקט


אנו מתמחים בתחום התשתיות, ההנדסה האזרחית והבניה וכן בתחומי התעשיה והניהול.

הטמעה

  • עדכון ויצירת תהליכי עבודה והטמעתם להבטחת התנהלות יעילה ובהתאם לדרישות.
  • אפיון מערכת ניהול התיעוד ובמידת הצורך ביצוע תהליך איתור המערכת המתאימה לחברה / פרויקט
  • ביצוע הדרכה והטמעה של מערכת ניהול המסמכים בקרב משתתפי הפרויקט השונים
  • ליווי הארגון בתהליך ההטמעה וייצוגו מול ספק מערכת ניהול התיעוד תוך ווידוא ביצוע ההתקשרות
  • צירת תבניות מסמכים מותאמות לשימוש הארגון על מנת לייעל את תהליך 
  • אישור המסמכים, אחסונם ואיתור בכל עת
  • יעוץ בהקמת מחלקת ניהול התיעוד הכולל איתור כוח  האדם והכשרתו, ליווי הצוות ביצירה, רישום, טיפול  ותיוק כל המסמכים הטכניים, המשפטיים והמסחריים  וניהול ומעקב אחרי תכתובת הפרויקט כולל יצירת ארכיון​​

ליווי הכנת מסמכי מכרז להגשה בהתמודדות על פרויקטים

בפרויקטים גדולים בהם קיימים שלבי הגשה למכרז, נדרש להגיש את מסמכי המכרז על פי דרישות ספציפיות. עמידה בדרישות אלו מבטיחה  שההצעה תעמוד בדרישות הסף.

שלב ההכנה להגשת מסמכי מכרז כולל:

  • מיפוי דרישות אופן הגשת מסמכי המכרז על פי דרישות החוזה
  • ניתוח הערכת עלות הפקת מסמכי ההצעה 
  • ניהול, תכנון והפקה של מסמכי המכרז בהתאם להוראות ודרישות החוזה תוך מעקב תקציבי של  הביצוע עד הגשת המסמכים​

בינה נט תקשורת ומחשבים
הפריון 4 אזור תעשייה צפוני  אשדוד
נייד: 050-349-777-5 פקס:153-50-349-777-5
דוא"ל:binaa.net@gmail.com

בזלת יעוץ בע"מ               ת.ד. 967, כרכור 3710901               טלפון: 054-4250789                דואל: nitsan@bazelet.com​

בזלת יעוץ בע"מ

ת.ד. 967, כרכור 3710901

טלפון: 054-4250789

דואל: nitsan@bazelet.com​